W rozumieniu art. 244 KPC protokół stanu faktycznego jest dokumentem urzędowym, zawierającym obiektywny opis faktów, zdarzeń lub rzeczy zastanych w dniu jego sporządzania. Ten instrument prawny nie może zawierać ocen żadnych osób, ponieważ jest wykorzystywany jako środek dowodowy podczas postępowania cywilnego i karnego. Wniosek o sporządzenie protokołu stanu faktycznego może wnieść do komornika każda osoba będąca stroną postępowania sądowego. Ponadto protokół przygotowywany jest również na zarządzenie prokuratora lub sądu przed wydaniem orzeczenia. Co więcej, stanowi on zarówno zabezpieczenie dowodów, jak i środek dowodowy. Jeżeli więc strona postępowania zaprzecza jego treści, musi udowodnić istnienie innego stanu faktycznego.
Kiedy i po co sporządza się protokół stanu faktycznego?
Protokół stanu faktycznego zdecydowanie przyspiesza postępowanie sądowe i zwiększa jego efektywność. Wniosek o jego sporządzenie należy złożyć do komornika przed wszczęciem postępowania sądowego w danej sprawie – gdy zostanie już ono rozpoczęte, o wydanie protokołu może ubiegać się jedynie sąd lub prokurator. Dokument ten jest wartościowym środkiem dowodowym (oprócz opisu może zawierać również zdjęcia), znajdującym zastosowanie m.in. w sprawach rękojmi, gwarancji czy ochrony własności. Dzięki niemu można wskazać okoliczności sprawy bez konieczności zabezpieczania dowodów zgodnie z art. 310 i następnymi KPC.